Организации Группы «ЛУКОЙЛ» ежегодно закупают значительный объем товаров, работ и услуг, вовлекая большое количество хозяйствующих субъектов в экономические отношения. Закупочная деятельность ЛУКОЙЛа помогает сохранять и увеличивать число рабочих мест в различных отраслях экономики. Одновременно ЛУКОЙЛ является поставщиком продукции для большого круга потребителей, работающих во многих странах и отраслях.
При привлечении подрядных организаций для выполнения работ/оказания услуг Компания придерживается комплексного подхода к обеспечению подрядными организациями своевременности и качества работ/услуг при соблюдении соответствующих законодательных и других требований.
Создана и функционирует система выбора и взаимодействия с подрядчиками, выполняющими различные виды работ и услуг, а также с поставщиками материально-технических ресурсов (обобщенно - поставщики). Внедрен бизнес-процесс «Управление закупками товаров, работ, услуг и имуществом», выстроена организационная структура управления закупками, разработаны процедуры, позволяющие идентифицировать экологические, социальные и иные риски в системе закупок, сформированы требования на каждом этапе деловых отношений – от участия контрагентов в тендерных и иных процедурах до полного выполнения договорных обязательств.
В Группе «ЛУКОЙЛ» внедрено категорийное управление закупками материально-технических ресурсов и услуг. Номенклатура всех закупаемых товаров, работ и услуг распределена по категориям в зависимости от объемов / общей стоимости закупок и их значимости для Компании. Сформированы четыре перечня, для каждого из которых определены условия работы с поставщиками. При этом проверку на соответствие общим требованиям проходят все поставщики, не зависимо от перечня поставляемых ими товаров, работ и услуг.
Компания продвигает идеи добросовестного ведения бизнеса среди поставщиков, включая вопросы безопасности, охраны здоровья работников, сохранения окружающей среды и климата, соблюдения прав человека и предупреждения коррупции. Данная позиция отражена в Политике Группы «ЛУКОЙЛ в области устойчивого развития в рамках задачи построения ответственной цепочки поставок.
Закупочная деятельность в Группе «ЛУКОЙЛ» регламентируется внутренними нормативными актами и действующим применимым законодательством. Нормативная база регулярно совершенствуется с учетом накопленного опыта, а также в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, стран присутствия Компании и лучших практик. Закупки товаров, работ и услуг осуществляются, как правило, через открытые тендеры с проведением конкурентных гласных торгов по предмету тендера. Выбор поставщиков осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами организаций Группы «ЛУКОЙЛ».
Информация о проводимых тендерах, условиях и порядку их проведения, а также по другим вопросам публикуется на корпоративном сайте ПАО «ЛУКОЙЛ» и сайтах организаций Группы «ЛУКОЙЛ».
Отбор поставщиков по приоритетным и крупным проектам имеет наибольшую специфику в силу критической важности поставляемых ими товаров, работ и услуг. Компания формирует специальные стратегии закупок по каждой из соответствующих категорий товаров, работ и услуг. На этапе отбора к претендентам могут предъявляться повышенные требования, например, обязательное прохождение технического аудита, проведение опытно-промышленных и опытно-лабораторных испытаний на этапе квалификации или в процессе работы над совместными проектами. Проводится предварительная квалификация таких поставщиков на предмет их соответствия требованиям Компании.
Поставщики вправе привлекать к исполнению своих обязательств субподрядчиков, обеспечивая координацию их деятельности и контроль за качеством работ или услуг. При этом поставщики обязаны предоставить Компании информацию о привлекаемых сторонних организациях, согласовать используемые ими технологии, технические средства и оборудование и другие вопросы. В случае, если проводится проверка соответствия состояния систем ПБ, ОТ и ОС в организациях-поставщиках корпоративным требованиям, аналогичная оценка проводится и в субподрядных организациях.
Для управления рисками, связанными с выбором контрагентов, в Компании внедрены бизнес-процессы, в рамках которых осуществляется проверка претендентов и мониторинг поставщиков на соответствие общим корпоративным критериям и требованиям.
Проверка на благонадежность
В соответствии с принципом проявления должной осмотрительности введена в действие Система мониторинга благонадежности контрагентов для снижения налоговых, коммерческих и репутационных рисков на этапе заключения договоров на приобретение товаров, работ и услуг, а также в ходе их исполнения. С помощью системы осуществляется проверка претендентов и мониторинг уровня добросовестности контрагентов. Разработана модель расчета индекса благонадежности контрагентов, включающая 62 риск-индикатора.
Основные функции по проведению проверок закреплены за службами корпоративной безопасности, налоговыми и правовыми службами. Служба внутреннего аудита дополнительно (выборочно) проводит проверку благонадежности претендентов, предлагаемых в качестве победителей тендеров.
Требования по соблюдению антикоррупционных норм
В соответствии с локальными нормативными актами к участию в тендерах не допускаются претенденты, которые прямо или косвенно предлагают, дали, либо соглашаются дать работнику ПАО «ЛУКОЙЛ» или организаций Группы «ЛУКОЙЛ» вознаграждение в любой форме.
Претенденты и поставщики, в отношении которых установлены подобные факты, относятся к категории недобросовестных поставщиков товаров, работ, услуг. Решение об отнесении претендента к этой категории и отказе в допуске к участию в тендерах принимается Коллегиальным закупочным органом ПАО «ЛУКОЙЛ».
В заключаемые договоры на выполнение работ и услуг включаются положения по соблюдению требований применимого антикоррупционного законодательства и Политики ПАО «ЛУКОЙЛ» по противодействию коррупции.
Требования в области промышленной безопасности и охраны труда
В Компании введена процедура оценки состояния Системы управления промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды (далее – ПБ, ОТ и ОС) в организациях, претендующих на участие в тендере, которая закреплена в корпоративном стандарте. Процедура применяется в тех случаях, когда предмет тендера предусматривает необходимость такой проверки. Процедура включает:
оценку соответствия Систем управления претендента:
международным стандартам ISO 45001 и ISO 14001,
законодательству Российской Федерации,
локальным нормативным актам ПАО «ЛУКОЙЛ»;
проверку наличия у претендентов необходимых лицензий, работников нужной квалификации, средств индивидуальной защиты, технических мощностей и технологий, и других аспектов.
В ходе оценки учитываются, в том числе, следующие показатели: наличие несчастных случаев и случаев со смертельным исходом, количество аварий, пожаров и инцидентов в динамике за последние три года; подтверждение фактов прохождения работниками обучения и проверки знаний по вопросам ПБ, ОТ и ОС. В рамках тендерных процедур претенденты также предоставляют информацию социального характера, в частности, о соблюдении ими режима рабочего времени своих работников, об обеспечении работников жильем и услугами социального характера.
Соответствующие запросы включены в квалификационную Анкету претендента. На основании информации, содержащейся в квалификационной анкете, эксперты ПАО «ЛУКОЙЛ» и организаций Группы «ЛУКОЙЛ» осуществляют оценку. Претенденты, в отношении которых в рамках комплексной оценки выявлены несоответствия корпоративным требованиям, не допускаются к тендерам.
По некоторым видам закупок проводятся технические аудиты организаций-претендентов с обязательной оценкой соответствия квалификации работников претендента, участие которых планируется в выполнении работ на объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ».
Информирование о позиции Компании по соблюдению прав человека и норм деловой этики
Вступая в договорные отношения, ЛУКОЙЛ в обязательном порядке информирует поставщиков о корпоративных требованиях к этическим нормам ведения бизнеса, включая соблюдение прав человека, призывает их следовать этим требованиям. Подрядным организациям настоятельно рекомендуется ознакомиться с Кодексом деловой этики и Политикой Группы «ЛУКОЙЛ» в области прав человека, в которых содержится позиция Компании в отношении данных вопросов.
Взаимодействие в процессе выбора поставщика
Взаимодействие с участниками тендеров осуществляется через автоматизированную систему тендерных процедур и регулярное информирование заинтересованных организаций о закупках, планируемых Группой «ЛУКОЙЛ». Для сохранения доверительной деловой атмосферы контрагентам предоставлены возможности:
обратиться в Компанию, в том числе с жалобами, в связи с результатами тендерных процедур;
использовать «горячие линии» по этике и противодействию коррупции;
задать вопросы через автоматизированную систему тендерных процедур;
стать участником специальных мероприятий.
Обращения, связанные с тендерными процедурами, рассматриваются службой внутреннего аудита.
С организацией, победившей в тендере, заключается договор выполнения работ/оказания услуг, на основе которого, а также с учетом требований законодательства, происходит дальнейшее регулирование взаимоотношений обеих сторон. При прочих равных условиях в выборе поставщиков предпочтение отдается отечественному производителю.
В тех случаях, когда предмет договора предусматривает необходимость взаимодействия по вопросам ОТ, ПБ и ОС, при заключении договора с поставщиком устанавливаются обязательные требования в области ПБ, ОТ и ОС. Поставщик признается ключевым, если характер и масштаб его деятельности оказывает либо может оказать существенное влияние на безопасную эксплуатацию объектов организаций Группы «ЛУКОЙЛ», здоровье работников, а также воздействие на окружающую среду в зоне производства работ. Совместно с ключевыми поставщиками составляется и согласовывается План взаимодействия по вопросам ПБ, ОТ и ОС, который включает, в том числе:
проведение лидерских визитов безопасности, проверки состояния систем управления и знаний в области ПБ, ОТ и ОС;
проведение совещаний и Дней безопасности по ПБ, ОТ и ОС;
контроль участия поставщиков в учебно-тренировочных занятиях по планам мероприятий по локализации и ликвидации последствий аварий на опасных производственных объектах заказчика.
Представители поставщиков участвуют в Днях безопасности, имеют возможность осваивать передовые методы ведения работ и представлять собственные лучшие практики.
В соответствии с условиями договоров поставщики принимают на себя обязательства соблюдать требования действующего законодательства, а также корпоративные нормы, заявленные в Политике ПАО «ЛУКОЙЛ» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в XXI веке и в корпоративных стандартах, заверяя свое согласие подписью.
Следующие требования являются неотъемлемой частью договора и подлежат обязательному выполнению поставщиками:
прохождение вводного и первичного инструктажей на рабочем месте работниками поставщика перед тем, как они приступают к выполнению работ/оказанию услуг на объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ», наличие средств индивидуальной защиты в соответствии с характером выполняемых работ, подтверждение владения навыками оказания первой помощи;
незамедлительное информирование заказчика работ или услуг обо всех происшествиях, имевших место при производстве работ;
запрет на несанкционированное накопление и размещение отходов; сброс сточных вод (жидких отходов) и химических веществ; выбросы загрязняющих веществ в атмосферный воздух; загрязнение почв химическими веществами при проведении работ на объектах организации Группы «ЛУКОЙЛ».
В договоры включаются положения, предусматривающие неустойку (штраф) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств в области ПБ, ОТ и ОС.
Неисполнение поставщиками обязательств по соблюдению законодательных и других требований в области ПБ, ОТ и ОС является условием изменения или расторжения договорных отношений с подрядной организацией.
ДОПУСК К РАБОТЕ ПОСТАВЩИКОВ
Компания осуществляет контроль деятельности поставщиков на предмет соблюдения требований в области ПБ, ОТ и ОС на всех этапах выполнения работ или предоставления услуг.
Пакет документов
Для получения допуска к работе и выполнения работ/ оказания услуг на объектах Компании поставщик предоставляет пакет документов, подтверждающих обучение, прохождение проверки знаний по вопросам ПБ, ОТ и ОС и допуск к работе по профессиям и видам работ, а также документы, подтверждающие прохождение своими работниками медицинских осмотров и отсутствие медицинских противопоказаний к выполнению работ. Поставщик по требованию заказчика должен предоставлять документы на всех своих работников (включая работников субподрядных организаций), направленных для выполнения работ/оказания услуг.
Обязательный вводный инструктаж
Для работников поставщиков, допускаемых на территорию организации Группы «ЛУКОЙЛ», проводится вводный инструктаж с целью ознакомления с требованиями Компании.
Политикой Группы «ЛУКОЙЛ» в области промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в ХХI веке, ее основными направлениями и разделами;
правилами внутреннего трудового распорядка организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
порядком допуска и правилами поведения на территории организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
общими правилами и нормами безопасности, включая Ключевые правила безопасности;
особенностями применяемых технологий и технических устройств в организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
характеристиками основных опасных и вредных производственных факторов организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
индикаторными видами флоры и фауны, за которыми заказчик осуществляет наблюдение в рамках Программы по сохранению биоразнообразия/Плана действий по сохранению биоразнообразия, правилами поведения при встрече с ними и порядком их фиксации (при наличии);
рисками в области ПБ, ОТ и ОС и существенными экологическими аспектами организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
состоянием условий труда, производственного травматизма, профессиональной заболеваемости в организации Группы «ЛУКОЙЛ»;
перечнем имевших место ранее нарушений требований ПБ, ОТ и ОС при выполнении работ/оказании услуг подрядными организациями на объектах организации Группы «ЛУКОЙЛ» и ответственности за нарушение требований ПБ, ОТ и ОС.
Вводный инструктаж для работников поставщиков проводится по утвержденной программе и оформляется в журнале регистрации вводных инструктажей. После проведения инструктажа проводится устный опрос.
Инструктаж на рабочем месте
При допуске на объекты Компании, работники поставщиков, прошедшие обязательный вводный инструктаж, независимо от уровня квалификации и стажа работы, проходят соответствующий инструктаж на рабочем месте с целью ознакомления с характером производства работ, сопряженными с ними рисками, безопасными методами и приемами выполняемых работ, возможными путями эвакуации при нештатных ситуациях.
При проведении работ/оказании услуг на территории и объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ» поставщики обязаны:
выполнять работы в соответствии с проектной документацией, технологическими регламентами, федеральным и региональным законодательством в области охраны окружающей среды с учетом обязательных требований по охране окружающей среды, принятых в ПАО «ЛУКОЙЛ» и иных организациях Группы «ЛУКОЙЛ», и доведенных до подрядной организации при проведении инструктажей;
принимать меры по предотвращению возможного негативного воздействия на окружающую среду;
производить полную ликвидацию всех последствий происшествий с экологическими последствиями (аварий, инцидентов, предпосылок к инцидентам), произошедших по вине поставщика;
при нанесении ущерба окружающей среде, по вине поставщика, компенсировать за свой счет убытки, причиненные заказчику;
во всех случаях нарушения природоохранного законодательства, имевших место при производстве работ, осуществлять информирование заказчика работ незамедлительно с момента обнаружения.
Поставщики незамедлительно (но не позднее двух часов с момента возникновения происшествия) информируют заказчика обо всех случившихся происшествиях в области ПБ, ОТ и ОС.
соблюдать Ключевые правила безопасности при нахождении на объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ», законодательные и другие требования в области ПБ, ОТ и ОС;
выполнять работы в соответствии с требованиями безопасности;
содержать технические устройства в исправном состоянии, соблюдать чистоту и порядок на рабочем месте и на территории организации Группы «ЛУКОЙЛ», а также экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;
принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих безопасное производство работ или создающих угрозу жизни и здоровью работников;
немедленно сообщать непосредственному руководителю о происшествии в области ПБ, ОТ и ОС;
в установленном порядке участвовать в проведении работ по локализации аварии.
При производстве работ/оказании услуг на территории и объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ» поставщики также обязаны осуществлять контроль соблюдения, в том числе работниками субподрядных организаций, законодательных и других требований в области ПБ, ОТ и ОС.
ЛУКОЙЛ осуществляет постоянный контроль за исполнением поставщиками проектной документации, планов работ, силами собственных и привлеченных супервайзеров, которые являются полноправными представителями Компании. Для этого проводятся проверки в рамках производственного контроля, включая выездные проверки объектов выполнения работ. С целью повышения полноты и качества данных проверок разработаны чек-листы, что позволяет охватить весь спектр вопросов – от ведения документации до качества и безопасности выполнения работ.
Внедряются расширенные подходы по оценке эффективности поставщиков товаров, работ, услуг. Метод основан на оценке компаний по широкому кругу факторов, таким как: качество и сроки поставки исполнения договорных обязательств, наличие/отсутствие травматизма, исполнение производственных программ, оценка поставщика на соответствие концепции устойчивого развития и другим. С учетом полученных результатов допускается разработка мероприятий по повышению эффективности поставщика
Осуществляется контроль деятельности подрядных организаций в области ПБ, ОТ и ОС при выполнении работ/оказании услуг на объектах организаций Группы «ЛУКОЙЛ», посредством оформления предписаний и контроль исполнения выданных предписаний.
Результаты проверок соблюдения поставщиками требований ПБ, ОТ и ОС, а также результаты реализации Плана взаимодействия по вопросам ПБ, ОТ и ОС с ключевыми подрядными организациями, регулярно анализируются.
Представитель руководителя организации Группы «ЛУКОЙЛ», на которого возложены обязанности по обеспечению ПБ, ОТ и ОС, совместно с руководителями поставщиков:
рассматривает результаты проверок по соблюдению требований ПБ, ОТ и ОС в подрядных организациях;
рассматривает проблемные вопросы в области ПБ, ОТ и ОС и пути их решения, а также планы дальнейшего взаимодействия по обеспечению ПБ, ОТ и ОС;
заслушивает руководителей подрядных организаций, допустивших при ведении работ на объектах организации Группы «ЛУКОЙЛ» происшествия в области ПБ, ОТ и ОС, рассматривает меры по их недопущению и обеспечению поставщиками требований ПБ, ОТ и ОС;
рассматривает вопрос о расторжении договоров с подрядными организациями, допустившими нарушения требований ПБ, ОТ и ОС, которые могут привести к авариям, инцидентам, пожарам, несчастным случаям, нарушениям в области ООС.
Результаты выполнения подрядными (субподрядными) организациями договорных обязательств в части соответствия требованиям ПБ, ОТ и ОС учитываются при оценке ключевого показателя деятельности «Обеспечение требуемого уровня промышленной безопасности, охраны труда и окружающей среды в отношении руководителей организации Группы «ЛУКОЙЛ».